Información al trabajador por escrito: qué exige el Real Decreto 723/2026

Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben informar por escrito a cada trabajador de un conjunto más amplio de condiciones de trabajo. El Real Decreto 723/2026 sustituye a la norma de 1998 e incorpora, entre otras novedades, la obligación de informar sobre el uso de sistemas algorítmicos. Repasamos qué dice, a quién se aplica y qué conviene revisar en tus contratos.

Qué ha cambiado y desde cuándo

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE núm. 228, de 15 de septiembre de 2026, transpone de forma parcial la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles en la Unión Europea. Entró en vigor a los veinte días de su publicación, es decir, el 5 de octubre de 2026.

Desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y deroga el Real Decreto 1659/1998, que regulaba hasta ahora la información al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato. Según su propia exposición de motivos, buena parte de las obligaciones de la directiva ya estaban recogidas en nuestro ordenamiento, de modo que el nuevo reglamento se centra en los aspectos que el anterior no contemplaba.

A quién se aplica

Se aplica a todas las empresas y personas trabajadoras incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores y, con las peculiaridades de su legislación específica, al personal empleado público. La obligación general de informar solo rige para las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas. El real decreto incluye además reglas propias para pescadores y gente de mar, que no tratamos aquí.

Qué información hay que dar por escrito

La empresa debe informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y de las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral. El artículo 3 enumera, como mínimo, entre otros, estos puntos:

• La identidad de las partes, la fecha de comienzo y, si el contrato es temporal, su duración y la causa que lo justifica, con las circunstancias concretas.
• El domicilio de la empresa y el centro de trabajo, la categoría o grupo profesional y una descripción del puesto que permita conocer con precisión su contenido.
• El salario base y cada complemento por separado, su periodicidad y método de pago, y el modo de cálculo de los conceptos variables.
• La jornada, las horas extraordinarias y las vacaciones y, si la jornada se distribuye de forma irregular, los periodos mínimos de preaviso.
• El periodo de prueba, el derecho a formación y el procedimiento de extinción del contrato con sus plazos de preaviso.
• El convenio colectivo aplicable, con su código y la fecha de publicación, y el sistema de colaboración con la Seguridad Social.
• El plan de igualdad, el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo y, si existen, las medidas para la igualdad de las personas LGTBI.
• Los supuestos en los que podrían modificarse los elementos esenciales y el procedimiento para hacerlo.

Para varios de estos puntos, como la jornada, el periodo de prueba, la formación, el preaviso o la Seguridad Social, basta con una referencia precisa a la ley o al convenio aplicable, siempre que permita identificar con claridad la disposición.

Algoritmos: la novedad que destaca el propio real decreto

La letra k) del artículo 3 obliga a informar de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Cuando se empleen para decidir cuestiones como la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato, la información debe incluir las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de esos sistemas. La exposición de motivos la presenta como una novedad y la apoya en el Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial.

En la práctica, esto obliga a hacer un inventario: qué herramientas usa tu empresa para planificar turnos, repartir tareas o calcular retribuciones variables, y si deciden por sí solas o aplicando reglas automáticas.

Cuándo y cómo entregarla

La información general debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral. Si el contrato escrito que el trabajador ya tiene recoge todos los puntos, la obligación está cumplida; si solo recoge una parte, la empresa debe entregar el resto por escrito.

Puede hacerse en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, se pueda almacenar e imprimir y la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción. Para trabajadores con discapacidad o capacidad intelectual límite, la información debe ser además comprensible.

Cualquier modificación de estos elementos también debe comunicarse por escrito, lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto. No hace falta cuando la información deriva de una referencia a una ley o a un convenio y es esa norma la que cambia. Si el trabajador va a prestar servicios en el extranjero, hay información adicional que debe darse antes de su partida, salvo que cada periodo de trabajo no supere las cuatro semanas consecutivas.

El SEPE ya ha publicado el modelo de documento informativo que preveía la disposición adicional primera. Está disponible en su página de modelos de contrato.

Contratos ya firmados: qué dice la disposición transitoria

Es la duda más habitual. La disposición transitoria única establece que, en las relaciones laborales vigentes el 5 de octubre, la empresa debe facilitar la información del artículo 3 a la persona trabajadora que la solicite, en un plazo de treinta días hábiles desde la solicitud y siempre que no la tenga ya. Las modificaciones posteriores a la entrada en vigor se comunican en el plazo del artículo 7.3.

El texto, por tanto, no prevé una entrega generalizada y de oficio a toda la plantilla, pero sí que cualquier trabajador pueda reclamarla.

Dudas que el texto deja abiertas

• Qué es un sistema automatizado. El real decreto no lo define. Hasta que haya criterios oficiales, lo prudente es mapear cualquier herramienta que influya en turnos, tareas o retribución.
• Alcance de las referencias. Remitirse a la ley o al convenio es válido si la referencia es precisa. El texto no concreta cuánto detalle exige, así que conviene citar la disposición o el artículo del convenio.
• Consecuencias del incumplimiento. El real decreto no contiene un régimen sancionador propio; habría que ver qué otras normas laborales resultan aplicables en cada caso.

Qué revisar esta semana

Compara tu modelo de contrato con la lista del artículo 3 y anota lo que falta. Haz el inventario de herramientas que toman decisiones sobre tu plantilla. Define quién entrega la información, cómo lo hace y cómo guarda la prueba. Y prepara el documento para responder en plazo a quien lo solicite; el modelo del SEPE puede servirte de punto de partida.

Si prefieres revisarlo con apoyo, en Talea Legal acompañamos a empresas con dirección jurídica externa y con la revisión de sus modelos de contrato.